Ngày nay, việc sử dụng video trong đào tạo nhân viên không còn là điều mới mẻ. Vậy video đào tạo là gì và cách thiết kế chúng ra sao? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngay bây giờ.

Là một trong những phương tiện truyền tải thông tin nhanh và trực quan nhất, video hướng dẫn nói chung hay video đào tạo nói riêng giúp chia sẻ kiến thức hoặc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên. Bạn có thắc mắc cách tạo video này như thế nào không? Bài viết ngày hôm nay sẽ giúp bạn tìm được câu trả lời.

thiết kế video đào tạo

Nguồn ảnh: StartupStockPhotos từ Pixabay 

Nội dung chính

  1. Video đào tạo là gì?
  2. Tại sao video đào tạo mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên?
  3. Thiết kế video đào tạo bằng phương pháp quay màn hình như thế nào?

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu các bước thiết kế video đào tạo, chúng ta cùng nhau bắt đầu với một số thông tin cơ bản sau:

1. Video Đào Tạo Là Gì?

Video đào tạo là loại video cung cấp các nội dung hướng dẫn người xem cách thực hiện một điều gì đó. Chúng ta thường thấy thể loại video này trong môi trường làm việc. Ví dụ, video đào tạo nhân viên hoặc video hướng dẫn cách sử dụng sản phẩm cho khách hàng. Video đào tạo bao gồm các yếu tố như thông tin, số liệu, quy trình, v.v. Việc sử dụng các yếu tố này kết hợp với con người hoặc cảnh vật trong thực tế giúp truyền đạt thông điệp một cách mạnh mẽ. Tuy nhiên, một số nội dung có tính chuyên môn cao như kỹ thuật, công nghệ thì ghi lại màn hình máy tính là cách làm hiệu quả hơn. 

2. Tại sao Video Đào Tạo Mang Lại Nhiều Lợi Ích Cho Nhân Viên?

Nội dung của video đào tạo thường do những người có kinh nghiệm tổng hợp và trình bày. Vì vậy, xem video là cách lĩnh hội thông tin nhanh chóng trước khi tìm hiểu nội dung chi tiết thông qua việc đọc tài liệu. Dưới đây là một số lý do tại sao video lại mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên.

Video Đào Tạo Giúp Cải Thiện Mức Độ Tương Tác Và Ghi Nhớ

So với việc đọc tài liệu hay nghe giảng thì video giúp tăng mức độ tương tác của nhân viên. Video đào tạo thường được xuất ra 2 định dạng phổ biến là MP4 và HTML5. Với định dạng MP4, nhân viên có thể ghi nhớ thông tin qua nhiều hình ảnh và âm thanh sống động. Trong khi đó, với định dạng HTML5, người học còn tương tác được với nội dung bên trong. Nhờ đó, kiến thức đào tạo sẽ được truyền đạt tốt hơn. Ngoài ra, video đào tạo còn giúp tăng khả năng ghi nhớ thông tin cho nhân viên. Một nghiên cứu chỉ ra rằng hơn 75% nhân viên có xu hướng thích xem video hơn là đọc tài liệu, email hay bài viết trên trang web. 

Nhân Viên Có Thể Truy Cập Video Đào Tạo Mọi Lúc Mọi Nơi

So với các lớp học đào tạo nhân viên truyền thống, video đào tạo giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và chia sẻ thông tin hơn. Các video này có thể được đăng tải lên trang web hoặc gửi qua email cá nhân. Do đó, nhân viên có thể dễ dàng truy cập qua máy tính hoặc điện thoại thông minh. Ngoài ra, họ còn tận dụng được thời gian để xem video bất cứ lúc nào như khi đi lại hoặc nghỉ giữa giờ.

video đào tạo

Nguồn ảnh: freepik.com

Video Đào Tạo Giúp Tiết Kiệm Chi Phí

Video đào tạo có thể giúp giảm chi phí đi lại và chỗ ở cho nhân viên, đặc biệt là những công ty có quy mô lớn, nhiều trụ sở ở nhiều địa điểm khác nhau. Hơn nữa, nội dung trong video còn có thể được sử dụng nhiều lần và chi phí để tạo video rẻ hơn nhiều so với việc thuê người dạy và địa điểm cho mỗi lần đào tạo. 

3. Thiết Kế Video Đào Tạo Bằng Phương Pháp Quay Màn Hình Như Thế Nào?

Như đã đề cập ở phần trước, để đào tạo nội dung chuyên ngành, chúng ta thường sử dụng phương pháp quay màn hình. Vì video đào tạo cũng là một loại video hướng dẫn, chúng ta cần thực hiện 3 bước chính để thiết kế. Đó là: quay màn hình, chỉnh sửa video, và xuất bản video. Dù vậy, video đào tạo cũng có một số điểm khác biệt. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu xem các điểm khác biệt đó là gì trong các phần tiếp theo nhé.

Chọn Chủ Đề

Khi tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề nào đó, người xem thường tìm chủ đề và các thông tin liên quan. Vì thế điều đầu tiên và cũng là quan trọng nhất bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng đó là chọn chủ đề thu hút người xem. Chủ đề hấp dẫn, đúng trọng tâm không chỉ cung cấp thông tin hữu dụng mà còn giúp giữ chân người xem đến hết video.

Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc trả lời các câu hỏi sau đây để tập trung hơn vào nội dung hoặc thông điệp mà video muốn chia sẻ:

  • Tôi sẽ dạy một kỹ năng chuyên ngành?
  • Tôi sẽ hướng dẫn nhân viên về quy trình làm việc?
  • Tôi sẽ thiết kế khóa đào tạo cho khách hàng?

Viết Dàn Ý (Outline)

Sau khi đã chọn xong chủ đề, bạn sẽ cần lập dàn ý cho chủ đề đó. Lập dàn ý sẽ giúp bạn xây dựng và tổ chức các ý tưởng theo hệ thống. Bạn bắt đầu lập dàn ý bằng cách viết một danh sách các câu hỏi. Sau đó, ghi chú lại những ý chính và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý. Thứ tự của các ý trong outline càng logic thì người học càng dễ theo dõi và nắm bắt được nội dung video.

Viết Kịch Bản Hoặc Tạo Storyboard

Sau khi tạo outline, bạn có thể dựa vào đó để viết kịch bản hoặc tạo storyboard. Viết kịch bản sẽ phù hợp khi bạn muốn miêu tả các chi tiết trong video hoàn toàn bằng chữ. Trong khí đó, storyboard giúp thể hiện các ý tưởng bằng hình ảnh sẽ xuất hiện trong video. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng kịch bản để làm phụ đề cho video. 

Tạo Storyboard

Nguồn ảnh: freepik.com

Quay Màn Hình

Sau các bước chuẩn bị, bây giờ bạn sẽ bắt đầu quay video màn hình. Có hai loại video quay màn hình sử dụng để thiết kế video đào tạo. Đó là quay màn hình và quay mô phỏng phần mềm. Về cơ bản chúng đều có một điểm chung là quay màn hình. Tuy nhiên có sự khác biệt ở định dạng đầu ra. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng mà bạn có thể chọn một trong hai loại này. Ví dụ, đó có thể là một video mô phỏng phần mềm theo từng bước cho phép người học tương tác với nội dung. Hoặc cũng có thể là video tường thuật kèm phụ đề để mô tả từng hành động. 

Trong phần tiếp theo, các bạn sẽ tìm hiểu cách thiết kế video đào tạo bằng cách sử dụng phần mềm ActivePresenter. Lý do là phần mềm này cho phép bạn:

  • Quay video màn hình và quay mô phỏng phần mềm
  • Chỉnh sửa video
  • Xuất bản và đăng tải video

Thiết Kế Video Đào Tạo Bằng Phần Mềm ActivePresenter

ActivePresenter là một ứng dụng tuyệt vời cho phép bạn quay video màn hình miễn phí. Phần mềm tích hợp cả hai tính năng quay video và quay mô phỏng phần mềm. Nếu lựa chọn quay video, định dạng đầu ra sau khi quay xong là video. Khi bạn chọn quay mô phỏng phần mềm, bạn sẽ thu được một bài giảng dưới dạng các slide. Trong bài giảng này gồm có 2 loại slide. Slide hình ảnh bao gồm các hành động nhấp chuột và nhấn phím. Slide video bao gồm hành động kéo thả và cuộn chuột.

Quay Webcam 

Một video đào tạo thường bao gồm video người hướng dẫn. Khi sử dụng ActivePresenter, bạn có thể thiết kế video đào tạo bằng cách quay màn hình và webcam đồng thời. Hoặc bạn có thể quay video người hướng dẫn riêng và sau đó thêm video này vào bài giảng.

Ghi Âm/Chuyển Đổi Văn Bản Thành Giọng Nói

Nếu video đào tạo của bạn không chứa video người hướng dẫn, bạn vẫn có thể ghi âm hoặc chuyển đổi văn bản thành giọng nói. ActivePresenter hỗ trợ sử dụng giọng nói trên đám mây từ 3 nhà cung cấp: Amazon Polly, Google Cloud, và  Microsoft Azure.

Chỉnh Sửa Video Đào Tạo

Sau khi quay màn hình xong, bạn nên xem lại toàn bộ video. Thao tác này giúp bạn kiểm tra xem mình có quên hoặc bỏ lỡ đoạn nào không. Ngoài ra, nếu có sai sót, bạn cũng kịp thời nhận ra và chỉnh sửa hoặc quay lại video.

quay màn hình

Sau đó, bạn dùng các tính năng vô cùng hữu ích trong phần mềm ActivePresenter để chỉnh sửa video của mình:

  • Thay đổi hình dạng con trỏ chuột nếu cần.
  • Xóa các đoạn không cần thiết trong video.
  • Thay đổi tốc độ của video (ví dụ như tăng tốc phần gõ chữ).
  • Giảm tiếng ồn. Lưu ý, bạn nên giảm tiếng ồn cho cả đoạn ghi âm để giữ cho tông và giọng của video đều nhau trước khi cắt chúng thành từng đoạn nhỏ để khớp với phụ đề.
  • Thêm phụ đề: Nếu tận dụng kịch bản để làm phụ đề cho video, bạn cũng không nên sao chép cả đoạn dài. Bạn nên thêm từng câu ngắn để phù hợp với hành động trong video.
  • Thêm các chú thích và hiệu ứng nổi bật khác.

Xuất Bản Video Đào Tạo

Xem Trước

ActivePresenter cung cấp tính năng xem trước cho phép bạn xem lại toàn bộ bài giảng của mình trước khi xuất bản. Bạn có thể nhấn phím F5 trên bàn phím hoặc nhấp chuột vào nút Xem trước HTML5. Lúc này, bạn sẽ biết được bài giảng có lỗi sai nào cần sửa hay không. Sau đó, bạn xuất bản bài giảng ra định dạng phù hợp với nhu cầu sử dụng. 

Xuất Bản

Nếu muốn xuất bài giảng dưới định dạng video thì bạn chọn Xuất ra video. Lưu ý rằng nếu xuất bản ra định dạng này, người học chỉ có thể xem video chứ không tương tác được trực tiếp với nội dung bài giảng. Nếu bạn muốn thiết kế video đào tạo yêu cầu người học trả lời các câu hỏi tương tác thì Xuất ra HTML5 sẽ phù hợp hơn. 

Đăng Tải

Sau khi xuất bản, bạn cũng có nhiều lựa chọn để đăng tải bài giảng. Nếu đó là video đào tạo bạn muốn công khai cho tất cả mọi người thì YouTube là lựa chọn hàng đầu. Bạn lưu ý rằng nền tảng này không cho phép người học tương tác với nội dung bài giảng. Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ video cho nhân viên trong nội bộ công ty và cho phép nhân viên tương tác với nội dung, dưới đây là một số cách bạn có thể cân nhắc:

  • Xuất bản bài giảng ra định dạng HTML5 và đăng tải lên website của công ty.
  • Xuất bản bài giảng ra gói SCORM hoặc xAPI sau đó tải lên các hệ thống quản lý học tập như Moodle, ActivePresenter Online để theo dõi và đánh giá kết quả của người học.

Lời Kết

Trên đây là các bước giúp bạn thiết kế video đào tạo bằng phương pháp quay màn hình. Như bạn có thể thấy, có rất nhiều bước chuẩn bị trước khi bạn thực sự nhấn nút Ghi. Hãy chọn chủ để gây hứng thú với người học và chuẩn bị thật kỹ càng trước khi bắt đầu quay màn hình nhé.

Đừng quên theo dõi kênh YouTube của chúng tôi để biết những thông tin mới nhất về eLearning.

Các bài viết liên quan:

Cách Tạo Video Hướng Dẫn Bằng Phương Pháp Quay Màn Hình

Tạo Video Thuyết Trình Với Phần Mềm ActivePresenter